30.03.2026 | Unternehmensführung

Welche Unterlagen Sie zum Jahreswechsel 2026 vernichten können

Zum Jahreswechsel 2026 können Unternehmen und Privatpersonen ihre Archive entlasten, da wichtige Aufbewahrungsfristen für Altunterlagen ablaufen. Seit dem 1. Januar 2026 dürfen zahlreiche Dokumente aus dem Jahr 2015 sowie – aufgrund neuer gesetzlicher Erleichterungen – auch jüngere Belege vernichtet werden.

Fristablauf für 10-jährige Unterlagen
Dokumente, die einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen, können vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung oder Entstehung im Jahr 2015 erfolgte. Dazu gehören insbesondere:
- Handelsbücher, Inventare und Lageberichte.
- Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse.
- Organisationsunterlagen und Arbeitsanweisungen, die zum Verständnis dieser Abschlüsse notwendig sind.

Verkürzung der Fristen für Buchungsbelege
Eine wesentliche Neuerung ab 2025 ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Dies bedeutet, dass Rechnungen und Kostenbelege nun schneller entsorgt werden können, sofern sie nicht für eine noch laufende Außenprüfung oder aufgrund nicht bestandskräftiger Steuerbescheide weiterhin benötigt werden.

Nicht alle Dokumente folgen dem Standardzyklus von 6, 8 oder 10 Jahren. Bestimmte Unterlagen sollten deutlich länger oder gar lebenslang vorgehalten werden: Aufbewahrungsdauer Dokumentenart
30 Jahre: Urteile, Mahnbescheide, Prozessakten
Lebenslang: Geburtsurkunden, Zeugnisse, ärztliche Gutachten, Rentenunterlagen
6 Jahre: Belege für „Besserverdiener“ (Einkünfte > 750.000 EUR) bei Überschusseinkunftsarten

Wichtiger Hinweis: Die Vernichtung ist unzulässig, wenn eine Außenprüfung schriftlich angekündigt wurde oder die Unterlagen für laufende steuerliche Ermittlungen bzw. Gerichtsverfahren von Bedeutung sind.